Umowy zlecenie 2021 - omówienie + wzór

Umowa zlecenie to nadal bardzo popularna umowa cywilnoprawna, w ramach której zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonania określonych czynności / prac dla zleceniodawcy. Zaliczana ona jest do umów starannego działania i może być zarówno odpłatna, jak i nieodpłatna. Charakteryzuje ją m.in. brak tzw. stosunku podporządkowania i możliwość jej wypowiedzenia praktycznie w każdym momencie.

W przypadku umów zlecenie – z pewnymi wyjątkami wynikającymi z art. 1 i 8d ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę – w 2021 r. obowiązuje minimalna stawka godzinowa wynosząca 18,30 zł.

Dla naszych czytelników przygotowaliśmy kilka użytecznych wzorów, do których linki zamieściliśmy na końcu artykułu.

Szkolenia płacowe, które uczą zawodu! - (praktyczne ćwiczenia płacowe, nagrania audio, możliwość zadawania pytań, imienny certyfikat z dostępem na 365 dni)

Ogólna charakterystyka umowy zlecenia

Jej stronami mogą być osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.
Jest regulowana przez Kodeks cywilny.
Charakteryzuje się brakiem stosunku podporządkowania, co skutkuje brakiem lub nieznacznym stopniem zależności zleceniobiorcy od zleceniodawcy
Może być odpłatna lub nieodpłatna.
Można ją praktycznie wypowiedzieć w każdym momencie.
Zleceniobiorca nie ma prawa do świadczeń gwarancyjnych takich jak np. wynagrodzenie za przestój czy wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy.
Może być wykonywane przez inne osoby wskazane przez zleceniobiorcę, o ile nie zabrania tego treść umowy.
Zleceniobiorca powinien jedynie stosować się do wskazówek dającego zlecenie.
Może zostać zawarta w dowolny sposób, w tym np. ustnie, a nawet w sposób dorozumiany.
Zleceniobiorca nie zawsze podlega ubezpieczeniom społecznym.
Zleceniodawca nie ma obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej, poza dokumentami zawierającymi dane o liczbie przepracowanych w danym miesiącu godzin oraz dokumentami wymaganymi do celów podatkowych i ubezpieczeniowych.
Okresu pracy na podstawie umowy zlecenia z zasady nie wlicza się do stażu pracy, chyba że regulacje wewnątrzzakładowe stanowią inaczej.
Roszczenia z niej wynikające są dochodzone przed sądem cywilnym.

Jakich błędów unikać przy stosowaniu umów zlecenie?

1. Nie bagatelizuj kwestii związanych z gromadzeniem informacji o liczbie godzin realizowania danej umowy

Sposób ustalania długości czasu poświęcanego na wykonanie prac wskazanych w umowie zlecenia / umowie o świadczenie usług, jest bardzo ważny z punktu widzenia nowych regulacji o minimalnej stawce godzinowej. Dlatego do zagadnienia tego należy podchodzić rzetelnie, aby nie narazić się np. organom kontrolnym takim jak PIP.

2. Nie popełniaj poniższych pomyłek przy rozliczaniu umów zlecenie:

niepobranie podatku od wypłaty dokonanej zleceniobiorcy już po ukończeniu przez niego 26. roku życia,
nienaliczanie składek społecznych od zleceniobiorcy wskutek błędnego rozstrzygnięcia zbiegu tytułów do ubezpieczeń,
naliczanie od należności obcokrajowców zaliczek podatkowych w sytuacji, gdy odprowadzony powinien być podatek zryczałtowany,
stosowanie przy umowach zlecenia wynagrodzenia, które po przeliczeniu na godzinę pracy jest niższe od minimalnej stawki godzinowej,
wyliczanie kwoty kosztów uzyskania przychodu od przychodu brutto czyli niepomniejszonego o składki ZUS finansowane ze środków zatrudnionej osoby,
bezpodstawne stosowanie wyłączenia podatkowego (np. pracodawcy często zapominają, że wyłączenie z podatku świadczeń z zfśs do limitu określonego w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy PIT dotyczy tylko pracowników, a więc nie wolno go stosować do umów zlecenia),
obliczanie zryczałtowanego podatku od przychodu pomniejszonego o koszty jego uzyskania oraz o potrącone z wynagrodzenia podatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenie społeczne,
brak zaokrąglenia do pełnych złotych podstawy opodatkowania lub kwoty należnego podatku,
niezasadne zastosowanie zwolnienia składkowego w stosunku do zleceniobiorcy.

3. Nie zastępuj umów zlecenia umowami o dzieło

Zakłady pracy, chcąc uniknąć konieczności stosowania minimalnej stawki godzinowej, mogą ulegać pokusie częstszego niż do tej pory zatrudniania osób na podstawie umów o dzieło. Pomysł ten jest bardzo ryzykowny. Zastępowanie wszakże umowy zlecenia / o świadczenie usług umową o dzieło należy uznać za obchodzenie prawa.

Poniższa tabela wyłuszcza najważniejsze różnice między umową o dzieło a umową zlecenia:

Umowa zlecenia	Umowa o dzieło
Zleceniobiorca powinien kierować się wskazówkami zleceniodawcy co do sposobu wykonywanych czynności na rzecz podmiotu go zatrudniającego	Przyjmujący zamówienie ma dużą swobodę w wykonaniu dzieła
Umowa zlecenia co do zasady jest zawierana dla wykonywania czynności w sposób powtarzalny, ciągły i systematyczny. Czas jej trwania jest wyznaczany poprzez wskazanie okresu na jaki zawarto umowę	Umowa o dzieło powinna mieć charakter jednorazowy, a czas jej trwania powinien być konkretnie określony poprzez wskazanie terminu (daty) wykonania dzieła
Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności bezpośrednio za rezultat swojej pracy, lecz za staranność w wykonaniu zlecenia	Wykonawca ponosi bezpośrednią odpowiedzialność za rezultat swej pracy. Ponosi odpowiedzialność z tytułu rękojmi, za wady fizyczne i prawne wykonanego dzieła
Umowę zlecenia można wypowiedzieć w każdym czasie	Od umowy o dzieło można odstąpić (Kodeks cywilny nie przewiduje wypowiedzenia umowy o dzieło)
Umowa zlecenia może być odpłatna lub nieodpłatna	Umowa o dzieło jest umową odpłatną
W kwestii ustalania wynagrodzenia strony mają dużą swobodę, przy czym jego wysokość musi być ustalona w taki sposób, aby w przeliczeniu na godzinę pracy nie było ono niższe niż kwota ustawowej minimalnej stawki godzinowej. Jeżeli nie ma obowiązującej taryfy, a nie umówiono się o wysokość wynagrodzenia, zleceniobiorcy należy się wynagrodzenie odpowiadające wykonanej pracy	Kodeks cywilny przewiduje dwa rodzaje wynagrodzenia: · kosztorysowe lub · ryczałtowe. W praktyce strony stosują także mieszane wynagrodzenie, łączące cechy obu ww. rodzajów zapłaty.
Z upływem 2 lat przedawniają się: · roszczenia o wynagrodzenie za spełnione czynności i o zwrot poniesionych wydatków przysługujące osobom, które stale lub w zakresie działalności przedsiębiorstwa trudnią się czynnościami danego rodzaju; to samo dotyczy roszczeń z tytułu zaliczek udzielonych tym osobom; · roszczenia z tytułu utrzymania, pielęgnowania, wychowania lub nauki, jeżeli przysługują osobom trudniącym się zawodowo takimi czynnościami albo osobom utrzymującym zakłady na ten cel przeznaczone.	Roszczenia wynikające z umowy o dzieło przedawniają się z upływem lat dwóch od dnia oddania dzieła, a jeżeli dzieło nie zostało oddane – od dnia, w którym zgodnie z treścią umowy miało być oddane.

4. Nie stosuj do umów zlecenia rozwiązań charakterystycznych dla umów o pracę

W myśl art. 22 § 1² Kodeksu pracy, nie jest prawnie dopuszczalne zastępowanie umowami cywilnoprawnymi umów o pracę przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, charakterystycznych dla stosunku pracy.

Cechami charakterystycznymi umowy o pracę są wykonywanie za wynagrodzeniem przez pracownika pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę.

Stosunek prawny łączący strony oceniać trzeba nie tylko przez treść umowy zawartej między pracodawcą a pracobiorcą, ale przede wszystkim przez sposób jej wykonywania. Jeżeli praca zatrudnionej osoby świadczona jest w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy, wówczas mamy do czynienia z zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę, nawet jeśli dana umowa nazwana została inaczej.

nakreślania zakresu obowiązków zatrudnionej osoby,
wskazywania stanowiska pracy,
wyznaczania zatrudnionemu obowiązku pozostawania w gotowości do świadczenia pracy,
zapisów nakazujących wykonywania (np. na bieżąco) poleceń pracodawcy lub osób działających w jego imieniu,
określania wymiaru czasu pracy,
precyzowania godzin pracy,
zapisów przewidujących świadczenie pracy w nadgodzinach,
gwarantowania zatrudnionym osobom przywilejów takich jak np. prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego i przerw w pracy, wynagrodzenia za czas choroby, nagród za efektywność czy odpraw np. z tytułu zwolnień grupowych lub na okoliczność rozwiązania umowy.

Zaznaczmy, że od 1 stycznia 2017 r. należy uważać, żeby nie wpaść w pułapkę tworzenia dla osób zatrudnionych w oparciu o umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług grafików pracy czy ewidencji czasu pracy zawierających dokładnie takie same elementy jak ewidencje pracowników. Wyznaczanie zleceniobiorcom i osobom świadczącym usługi precyzyjnych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy czy określanie im wymiaru czasu pracy może zakończyć się uznaniem, iż w rzeczywistości są oni pracownikami.

Poniżej różnice między umową o pracę a umową zlecenia

Umowa o pracę	Umowa zlecenia
może być zawarta tylko z osobą fizyczną	jej stronami mogą być osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej
jest regulowana przez Kodeks pracy i inne akty z zakresu prawa pracy	jest regulowana przez Kodeks cywilny
tworzy stosunek podporządkowania łączący strony umowy, wskutek czego występuje duża zależność pracownika od pracodawcy	charakteryzuje się brakiem stosunku podporządkowania, co skutkuje tym, iż brakiem lub nieznacznym stopniem zależności zleceniobiorcy od zleceniodawcy
jest zawsze odpłatna	może być odpłatna lub nieodpłatna
pracownik ma prawo do świadczeń gwarancyjnych w postaci wynagrodzenia za przestój, za urlop wypoczynkowy, za czas choroby	zleceniobiorca nie ma prawa do świadczeń gwarancyjnych
pracownik jest zobligowany do świadczenia pracy osobiście i wykonywania poleceń pracodawcy i/lub przełożonych	umowę zlecenia mogą wykonywać inne osoby wskazane przez zleceniobiorcę, o ile nie zabrania tego treść umowy
pracownik w trakcie wykonywania pracy podlega stałemu nadzorowi ze strony pracodawcy i/lub przełożonych	zleceniobiorca powinien jedynie stosować się do wskazówek dającego zlecenie
umowa o pracę musi być zawarta w formie pisemnej	umowa zlecenia może zostać zawarta w dowolny sposób, w tym np. ustnie, a nawet w sposób dorozumiany
osoba wykonująca umowę o pracę zawsze podlega obowiązkowi ubezpieczeń społecznych	zleceniobiorca nie zawsze podlega ubezpieczeniom społecznym
pracodawca musi prowadzić dość rozbudowaną dokumentację pracowniczą	zleceniodawca nie ma obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej, poza dokumentami zawierającymi dane o liczbie przepracowanych w danym miesiącu godzin oraz dokumentami wymaganymi do celów podatkowych i ubezpieczeniowych
okres pracy na podstawie umowy o pracę zawsze zalicza się do stażu pracy, od którego zależą np. uprawnienia urlopowe, wysokość odpraw itp.	okresu pracy na podstawie umowy zlecenia z zasady nie wlicza się do stażu pracy, chyba że regulacje wewnątrzzakładowe stanowią inaczej
tryb i terminy wypowiedzenia umowy o pracę są ściśle określone w Kodeksie pracy	umowę zlecenia można wypowiedzieć w każdym momencie
roszczenia ze stosunku pracy są dochodzone przed sądem pracy	roszczenia ze stosunku cywilnoprawnego są dochodzone przed sądem cywilnym

Wypowiadanie umów zlecenia

Analiza treści art. 746 Kodeksu cywilnego prowadzi do wniosku, iż umowa zlecenia może być rozwiązana na trzy sposoby:

1) jeżeli umowa nie stanowi inaczej, można ją wypowiedzieć w każdym czasie, a więc ze skutkiem natychmiastowym (art. 746 § 1 i 2 zdanie pierwsze Kodeksu cywilnego),

2) za wypowiedzeniem, jeżeli taką możliwość przewidziano w umowie – w takiej sytuacji strony zrzekają się możliwości wypowiedzenia umowy w każdym czasie,

3) nawet jeżeli umowa określa terminy wypowiedzenia, można ją wypowiedzieć w każdym czasie, a więc ze skutkiem natychmiastowym – jednak tylko wtedy, gdy istnieją ku temu ważne powody; takiego uprawnienia w umowie nie można się z góry zrzec (art. 746 § 3 Kodeksu cywilnego).

Powyższe potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 14 maja 2002 r., sygn. akt V CKN 1030/00.

Więcej informacji o wypowiadaniu umowy zlecenia zawarliśmy w artykule: Wypowiedzenie umowy zlecenia – zasady i wzór

Umowy zlecenia a RODO

Przepisy RODO dotyczą także danych osobowych zbieranych i przetwarzanych przy okazji zawierania oraz realizowania umów cywilnoprawnych takich jak np. umowy zlecenia. Przy jej zawieraniu zleceniodawca nie musi pozyskiwać od zatrudnionego zgody na przetwarzanie danych osobowych udostępnianych na potrzeby zawarcia i realizacji umowy. Wynika to z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w myśl którego przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem wtedy, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych osobowych.

Szerzej o powyższym pisaliśmy we wpisie: Umowy zlecenia i klauzula informacyjna RODO – wzór.

Rozliczanie umów zlecenia w 2021 r.

Zatrudnianie osób w oparciu o umowy zlecenia wiąże się nierozerwalnie z koniecznością właściwego wypełniania obowiązków płatnika należności publiczno-prawnych w postaci składek ZUS i podatku dochodowego. Aby nie popełnić błędów przy rozliczaniu świadczeń przyznawanych w ramach umów zlecenia warto korzystać z naszego sprawdzonego kalkulatora:

🧮 Kalkulator Wynagrodzeń 2021 (umowa zlecenia i o dzieło – pobór zaliczki na podatek lub zerowy PIT)
Jak rozliczyć wynagrodzenie i obliczyć netto z umowy zlecenia i o dzieło (pobór zaliczki na podatek lub zerowy PIT)?

➪ Kliknij i Sprawdź

Podatek od umów zlecenia w 2021 r.

Świadczenia wypłacane lub stawiane do dyspozycji zleceniobiorcom stanowią dla nich przychody z działalności wykonywanej osobiście, od których – co do zasady – trzeba pobierać zaliczkę na podatek dochodowy, zgodnie z art. 41 ustawy o PIT, czyli stosując najniższą stawkę podatkową określoną w skali (17%) oraz pomniejszając przychód o:

miesięczne koszty uzyskania przychodów obliczonych od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód oraz
potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne.

Rozliczając podatkowo zleceniobiorców trzeba mieć na uwadze zwolnienie z podatku „zerowy PIT”.

Od 1 stycznia 2021 r. „zerowym PIT” objęte są otrzymane przez podatnika do ukończenia 26. roku życia przychody:

· ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy,

· z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o PIT,

· z tytułu odbywania praktyki absolwenckiej, o której mowa w przepisach ustawy z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich,

· z tytułu odbywania stażu uczniowskiego, o którym mowa w art. 121a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe

do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85.528 zł.

Kwestie związane z PIT dotyczące umów zleceń przybliżyliśmy m.in. w artykułach:

Składki ZUS od umów zlecenia w 2021 r.

Umowy zlecenia podlegają co do zasady:

obowiązkowemu ubezpieczeniu: zdrowotnemu, emerytalnemu, rentowemu oraz wypadkowemu (art. 6 ust. 1 pkt 4, art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych i art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. e ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych);
dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu, do którego zleceniobiorca może przystąpić tylko wtedy, gdy składki społeczne ze zlecenia są obligatoryjne.

Co istotne, umowy zlecenia zawarte z własnym pracodawcą lub wykonywane na rzecz własnego pracodawcy, pod względem składkowym powinny być rozliczane jak umowy o pracę.

Zagadnienia z zakresu ozusowania zleceniobiorców omawialiśmy np. w poniższych tekstach:

Wyłączenia z PIT i ZUS

Oprócz ulgi „zerowy PIT”, do zleceniobiorców ma zastosowanie szereg innych zwolnień podatkowo-składkowych wynikających z ustawy z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe . Po więcej szczegółów odsyłamy do tekstu zatytułowanego: Wyłączenia z podatku i składek ZUS dotyczące zleceniobiorców.

Dokonywanie potrąceń z umów zlecenia w 2021 r.

Od 1 stycznia 2019 r. przewidziano modyfikację regulacji dotyczących ochrony wynagrodzenia zleceniobiorców przed potrąceniami. Ich brzmienie wprost wskazuje, że do wynagrodzeń zleceniobiorców-dłużników należy wprost stosować przepisy Kodeksu pracy o granicy potrącenia i kwocie wolnej od potrąceń.

W nowym art. 833 § 2¹ k.p.c. zakres stosowania art. 87 i art. 87¹ Kodeksu pracy uzupełniono również o świadczenia powtarzające się, które służą zapewnieniu utrzymania lub stanowią jedyne źródło dochodu dłużnika. Ma to na celu wyeliminowanie wątpliwości interpretacyjnych w zakresie ustalenia czy wynagrodzenie otrzymywane przez dłużnika zatrudnionego na podstawie umowy cywilnoprawnej można uznać za świadczenie powtarzające się, „którego celem jest zapewnienie utrzymania”. Osoby zatrudnione wszakże na podstawie umów cywilnoprawnych, choć stanowią niemały odsetek zatrudnionych, z punktu widzenia uprawnień pracowniczych i tak są w znacznie gorszej sytuacji niż osoby zatrudnione na umowę o pracę. Tym samym zdaniem ustawodawcy w zakresie zapewnienia im minimum egzystencji i ochrony przed egzekucją należało w sposób jednoznaczny zrównać je z osobami mającymi status pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy.

W razie powstania wątpliwości w kwestii potrąceń dotyczących zleceniobiorców, zawsze zaleca się zleceniodawcy kontakt z organem egzekucyjnym roszczącym sobie prawo do świadczeń wypłacanych na podstawie umowy zlecenia, aby uzgodnić z nim zakres i reguły egzekucji.

Kwotą wolną od potrąceń, gdy wynagrodzenie zleceniobiorcy posiada powtarzający się charakter i służy zapewnieniu utrzymania lub stanowi jedyne źródło dochodu, jest kwota minimalnego wynagrodzenia przewidzianego dla pracownika pełnoetatowego (podlegająca zmniejszaniu analogicznie jak przy pracownikach niepełnoetatowych) po odjęciu podatku i składek ZUS wyliczonych według zasad obowiązujących przy rozliczaniu zleceniobiorców.

Więcej o dokonywaniu potrąceń z wynagrodzenia zleceniobiorcy znajdziesz w tekście: Jak dokonywać potrąceń z umowy zlecenia w 2021 r.

🧮 Kalkulator Online – Potrącenia z umowy zlecenia
Jak obliczyć kwotę potrącenia z umowy zlecenia?
➪ Kliknij i Sprawdź

Użyteczne wzory

Umowa zlecenia z klauzulą informacyjną RODO wzór 2021 r.

1 file(s) 313.46 KB

Pobierz wzór

Wzór ewidencji liczby godzin wykonywania umowy zlecenia

1 file(s) 127 KB

Pobierz wzór

Poniżej wzór oświadczenia zleceniobiorcy (z klauzulą RODO) określającego m.in. status zatrudnionej osoby, które da nam odpowiedź, jakie składki ZUS będą obligatoryjne w przypadku danej umowy: